Vượt qua rào cản vận hành nhờ đưa công nghệ vào quản trị
Là nhà thầu xây dựng và quản lý dự án chuyên nghiệp tại Việt Nam, Công ty CP Ecoba Việt Nam đặt mục tiêu không ngừng đổi mới, tiên phong ứng dụng công nghệ cùng các mô hình tiêu chuẩn vào quản trị và liên tục đạt được những bước tiến vượt bậc trên hành trình phát triển. Đặc biệt trong bối cảnh đại dịch bùng phát, tinh thần này đã giúp Ecoba Việt Nam nhanh chóng vượt qua những rào cản gặp phải trong vận hành tổ chức.
Theo chia sẻ của anh Nguyễn Hải Quân – Trưởng ban hệ thống của Ecoba, nhân sự phân tán mọi nơi cùng nhu cầu duy trì liên lạc với các đối tác trong điều kiện làm việc từ xa đòi hỏi cách thức giao tiếp và cộng tác mới, hiện đại và linh hoạt hơn. Đồng thời, Ecoba cũng cần một mô hình quản lý dữ liệu đồng bộ, hiệu quả và bảo mật hơn để đáp ứng điều kiện làm việc hết sức đặc biệt trong bối cảnh đại dịch.
Nắm bắt tình hình đó, ban lãnh đạo công ty đã lựa chọn ứng dụng bộ giải pháp Microsoft 365 với sự đồng hành của FPT Smart Cloud – Đối tác Vàng của Microsoft tại Việt Nam. Theo anh Quân, giải pháp này sở hữu những thứ gần nhất với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.
“Mục tiêu ban đầu của chúng tôi là giải quyết vấn đề về email và trao đổi thông tin nội bộ. Nhưng khi tiếp cận và khai thác sâu Microsoft 365, chúng tôi nhận ra cái mà Ecoba cần là một mô hình vận hành doanh nghiệp mới, đáp ứng xu thế thị trường. Ngay lập tức, chúng tôi lên kế hoạch và triển khai lộ trình số hóa cho doanh nghiệp”, đại diện Ecoba chia sẻ.
Trong năm 2020, Ecoba nhanh chóng đồng bộ việc sử dụng email của Microsoft 365 cho toàn bộ đội ngũ cán bộ nhân viên, đồng thời dừng cấp máy tính cá nhân cho nhân sự. Thay vào đó, toàn bộ dữ liệu được đưa lên Cloud để mọi thành viên có thể truy cập và trao đổi trên một nền tảng thống nhất.
Điều này ngay lập tức giải quyết các vấn đề về dữ liệu, bản quyền hay gánh nặng nâng cấp phần cứng thường xuyên của bộ phận IT.
“Bởi sức khoẻ nền tảng của hệ thống đã có nên chúng tôi không còn phải lo về vấn đề này. Hiện tại, chúng tôi chỉ cần 2 nhân sự IT để vận hành cho toàn bộ tập đoàn”, anh Quân cho biết.
Để duy trì thông tin trao đổi xuyên suốt, bộ phận lãnh đạo của Ecoba đã chủ động liên hệ và làm việc với các đơn vị tuyến dưới qua nền tảng Teams và Planner, dần tạo tiền lệ cho cả bộ máy vận hành theo phương thức mới. Điều này giúp các thành viên Ecoba khắp mọi nơi từ Nha Trang, Khánh Hoà… thậm chí Nhật Bản, Singapore có thể nhanh chóng trao đổi và liên tục tương tác online mọi lúc mọi nơi.
Chỉ sau một năm, Ecoba đã thành công trong việc triển khai đồng bộ mô hình tự động hóa và ứng dụng công nghệ trong vận hành trên phạm vi toàn doanh nghiệp. Mọi dữ liệu được lưu trữ và chia sẻ dễ dàng trên nền tảng thống nhất. Các quy trình trao đổi, báo cáo, phê duyệt tài liệu được hiện đại hóa, giúp tiết kiệm thời gian và tài nguyên doanh nghiệp.
Kinh nghiệm tiến nhanh trên hành trình hiện đại hóa hệ thống quản lý
Để có thể vận hành trơn tru cả bộ máy với một giải pháp công nghệ đồng nhất, anh Quân cho biết, Ecoba đã liên tục chuyển mình, áp dụng nhiều công cụ và mô hình quản trị tiên tiến để thích ứng và thành công chinh phục các “lô cốt” như mô hình vận hành cũ hay tâm lý ngại thay đổi của một số nhân sự.
Trong đó, bộ phận lãnh đạo đóng vai trò quan trọng nhất trong việc khuyến khích, đồng hành cùng nhân sự vượt qua giai đoạn khó khăn ban đầu khi thực hiện chuyển đổi số. Với sự tham gia cùng quyết tâm cao của các lãnh đạo – những người “cầm lái” dẫn dắt doanh nghiệp, Ecoba Việt Nam đã nhanh chóng vượt qua những trở ngại đầu tiên.
Lựa chọn giải pháp công nghệ phù hợp cũng là một trong những yếu tố quyết định thành công của Ecoba trên lộ trình số hóa. Trong đó, chú trọng hợp tác với các đơn vị tư vấn và cung cấp giải pháp giàu kinh nghiệm trong ngành để được khảo sát, đánh giá, nhận tư vấn và định hướng lộ trình đúng đắn, tránh việc lãng phí nguồn lực và ứng dụng thiếu hiệu quả.
Đặc biệt, yếu tố con người là nền tảng tạo nên thành công trên hành trình chinh phục chuyển đổi số. Bên cạnh các nhân sự “lão làng” trong ngành, Ecoba khẳng định luôn “mở cửa” và tạo điều kiện cho những nhân sự trẻ, có tư duy cầu tiến, sẵn sàng tiếp thu và cập nhật công nghệ mới, có khả năng mang đến đột phá cho các hoạt động kinh doanh, phát triển.
Bích Đào
